Le déménagement d’une entreprise en pleine évolution entraîne souvent une période de chaos, de perturbation et de perte de productivité. Vous trouverez ici 11 méthodes efficaces pour minimiser l’impact sur votre entreprise – et sa rentabilité – pendant cette période difficile.
1. Soyez proactif
Un grand nombre d’entreprises attendent trop longtemps avant de déménager. Si les employés se précipitent et ne trouvent pas d’espace de réunion tranquille, c’est que vous avez trop attendu. À cette étape, il sera difficile de gérer le changement et de faire la transition vers un nouvel espace sans problèmes. Ne pas attendre que les employés travaillent dans les couloirs et que les stocks s’accumulent dans les bureaux.
Surveillez régulièrement vos besoins en espace, surtout s’ils évoluent rapidement – par exemple, en raison de la croissance ou de nouvelles lignes de produits. Commencez à penser à ce qui doit être fait à l’avance, et non lorsque le manque d’espace perturbe les opérations.
2. Analysez votre espace
Au fur et à mesure que l’espace s’épuise, envisagez d’analyser votre espace de travail pour déterminer si vous pouvez le réaménager afin de trouver des gains d’efficacité. Un consultant en efficacité opérationnelle peut vous aider à trouver une meilleure disposition qui vous fera gagner beaucoup d’espace – et d’argent.
3. Fixez votre budget
Déterminez un budget pour vos besoins immobiliers. La somme que vous pouvez vous permettre est probablement le facteur le plus important pour réduire vos options.
Que ce soit pour la location ou l’achat d’un nouvel espace, réservez une part importante de votre budget pour couvrir les frais complémentaires au loyer de base ou au prix d’achat du bâtiment. Les dépenses imprévues peuvent inclure des éléments tels que les frais accessoires de location (services publics, assurance et entretien), les rénovations et les frais de déménagement. Renseignez-vous sur la manière de créer un budget efficace pour l’immobilier commercial qui reflète tous les coûts potentiels et cachés.
4. Décidez si l’achat ou le crédit-bail est la meilleure solution pour vous
Décidez si la location ou l’achat est la meilleure solution pour votre entreprise. Il est important de prendre cette décision avant de commencer à chercher des locaux.
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte, mais en général, si vous êtes à la tête d’une entreprise en démarrage avec peu de fonds de roulement ou d’une entreprise en croissance rapide avec des besoins d’espace futurs incertains, la location peut être une meilleure option pour vous.
Par contre, l’achat peut souvent être moins coûteux que le crédit-bail. Cette option peut être particulièrement intéressante pour les entreprises plus établies disposant d’un fonds de roulement important et pour celles qui ont des besoins d’espace spécifiques nécessitant des rénovations importantes.
5. Recherchez des emplacements
Le choix de l’emplacement dépend de votre budget. Avant de choisir un emplacement, tenez compte de l’accessibilité pour les clients et les vendeurs, du stationnement et des transports publics, de la commodité pour l’expédition comme pour la réception, des services à proximité, des problèmes de zonage et de la possibilité d’expansion.
Négliger les besoins du personnel est une erreur courante. Veillez à demander aux employés leur avis sur les emplacements. Invitez-les à visiter les sites potentiels et obtenez leur accord pour le déménagement.
6. Négociez efficacement
Il est important de négocier efficacement pour obtenir un contrat de location ou d’achat favorable pour les locaux. Veillez également à vous entourer de la bonne équipe de consultants en immobilier commercial. Notamment, il est indispensable de faire appel à un bon avocat spécialisé dans l’immobilier commercial.
En ce qui concerne les baux, vous ne devez pas vous contenter de signer le document que le propriétaire vous remet. Examinez attentivement tous les coûts et responsabilités annexes, tels que les services publics, les impôts fonciers, les assurances et l’entretien.
Faites preuve de diligence raisonnable lors d’un achat. Il peut s’agir d’obtenir des évaluations de l’environnement et de l’état du bâtiment, d’obtenir une évaluation, de demander une recherche de titre et d’examiner les documents du vendeur, tels que les anciennes factures de services publics et de réparation.
Prévoyez également un délai suffisant pour que la banque examine la transaction avant d’approuver le financement ; cela prend souvent six semaines ou plus.
7. Créer un calendrier
Établissez avec les employés un calendrier de transition. Celui-ci peut inclure le temps nécessaire aux rénovations, au déménagement des biens, à l’installation du téléphone et d’Internet, à l’achat de nouveaux meubles ou équipements, à la fabrication de panneaux et à la commercialisation de votre nouvelle adresse. Choisissez également qui sera responsable de chaque tâche. Vous pouvez avoir besoin d’une personne responsable de l’ensemble de la transition.
8. Constituez un stock
Vous souhaiterez peut-être constituer des stocks supplémentaires avant le déménagement afin de disposer d’un stock suffisant pour assurer un approvisionnement ininterrompu pour les besoins de production et les clients.
9. Accordez-vous du temps supplémentaire
Les transitions prennent souvent plus de temps que prévu. Les entreprises sous-estiment généralement les temps d’arrêt de production pendant le déménagement d’entreprise, et les rénovations coûtent généralement plus cher que prévu.
10. Envisagez un déménagement échelonné
Une astuce qui semble avoir fonctionné pour de nombreuses entreprises est d’envisager de conserver les deux espaces – le précédent et le nouveau – pendant une courte période, et de déplacer les machines et les stocks selon un calendrier échelonné afin de minimiser l’impact sur le flux de travail.
11. Communiquer
Tout au long de la transition, une bonne communication avec les employés, les clients et les fournisseurs est essentielle. Assurez-vous de partager souvent les plans et soyez aussi clair que possible sur ce qu’ils peuvent attendre en cours de route.
